Kungl. Sällskapet Pro Patrias Integritetspolicy

Upprättad i april 2018

Pro Patria värnar om din personliga integritet och eftersträvar en hög nivå av dataskydd. Denna integritetspolicy beskriver hur vi samlar in och använder din personliga information.

Det är viktigt att du tar del av och förstår integritetspolicyn och känner dig trygg i vår behandling av dina personuppgifter. Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor.

Sökande privatpersoner

Vilka uppgifter samlar vi in?

Namn, adress, personnummer, telefonnummer, inkomstuppgifter, personbevis.

Varför behöver vi dessa uppgifter?
För att kunna göra korrekta bedömningar om de sökande är berättigade att erhålla ekonomiskt bidrag.

Laglig grund
Fullgörande av bidragsfördelning. Denna insamling av personuppgifter krävs för att vi ska kunna utföra bidragsbehandlingen. Om uppgifterna inte lämnas kan behandlingen inte utföras och vi tvingas då avslå ansökan.

Sökande föreningar/organisationer

Vilka uppgifter samlar vi in?
Namn, adress, telefonnummer, organisationsnummer, e-postadress, stadgar, årsredovisning, verksamhetsplan och projektbudget.

Varför behöver vi dessa uppgifter?

För att kunna göra korrekta bedömningar om de sökande är berättigade att erhålla ekonomiskt bidrag.

Laglig grund
Fullgörande av bidragsfördelning. Denna insamling av organisationsuppgifter krävs för att vi ska kunna utföra bidragsbehandlingen. Om uppgifterna inte lämnas kan behandlingen inte utföras och vi tvingas då avslå ansökan.

Ledamöter i Sällskapet

Vilka uppgifter samlar vi in?
Namn, adress, telefonnummer, födelsenummer, e-postadress.

Varför behöver vi dessa uppgifter?
För att hålla kontakt med våra ledamöter samt skicka information och årsmöteskallelser med mera.

Laglig grund
Denna insamling av personuppgifter krävs för att vi ska kunna hålla kontakt med våra ledamöter.

Vem har tillgång till personuppgifterna?
Kanslichef samt kanslist på Pro Patria.

I vilka system behandlas de personuppgifter som samlas in?

I kansliets två lösenordskyddade datorer (kanslichefs och kanslists). Uppgifterna förs in i ett diarium i Excel. Filerna sparas på extern hårddisk som förvaras i kassaskåp.

Hur länge sparar vi uppgifterna?
Uppgifter för privata sökande samt föreningar/organisationer sparas för att möjliggöra bedömningar vid ny ansökan. Vi sparar aldrig personuppgifter längre än nödvändigt. Därefter samlas handlingarna i en försluten behållare som töms regelbundet och handlingarna destrueras.

Vem är ansvarig för uppgifterna vi samlar in?
Kungl. Sällskapet Pro Patria, org nr 802002-7168, med adress Brahegatan 60, 114 37 Stockholm, är personuppgiftsansvarig för organisationens personuppgifter.

IT-säkerhet
Pro Patria använder IT-system för att skydda sekretessen, integriteten och tillgången till personuppgifter. Vi har vidtagit särskilda säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling. Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina uppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har tillgång till dem.

Skydd mot inbrott
Pro Patria har vidtagit särskilda åtgärder för att skydda arbetslokalen från inbrott.

Enskildas rättigheter
Den registrerade har rätt till information om att dennes personuppgifter behandlas. Pro Patria ska informera den registrerade om personuppgiftsbehandlingen på allt informationsmaterial i enlighet med dataskyddsförordningen.

Alla personuppgifter som behandlas ska vara sakligt riktiga och de ska också, om det är nödvändigt, vara aktuella. Personuppgifter som är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta ska rättas eller raderas.

Om en registrerad upplyser Pro Patria om att en uppgift som rör denne är felaktig ska uppgiften rättas. Den som önskar bli struken ur registret har möjlighet till det när helst den registrerade önskar.

Personnummer får behandlas inom ramen för Pro Patrias bidragsverksamhet när sådan behandling är nödvändig på grund av vikten av en säker identifiering eller klart motiverad med hänsyn till ändamålet. Det är av stor vikt att personnummer används för identifikation av registrerade för att uppfylla kraven inom bidragsfördelning.

Pro Patria har ansvaret för att reglerna och riktlinjerna i denna policy följs.